5 erreurs que vous ne devez pas faire en organisant votre soirée

5 erreurs que vous ne devez pas faire en organisant votre soirée

20 février 2019 1 Par Stéphanie

Malgré une préparation minutieuse, les organisateurs de soirée ne sont pas à l’abri des faux pas. Quelques erreurs reviennent souvent si bien qu’elles méritent d’être soulevées. Heureusement que les solutions qui permettent d’y remédier existent afin de faire de la soirée une réussite.

Le manque de communication

La réussite d’une soirée est conditionnée par la présence des convives. Or, sans une communication efficace, même les personnes qui se trouvent à proximité du lieu où aura lieu l’événement ne seraient pas au courant. Il faut faire connaitre la tenue de la soirée afin que les invités puissent se préparer par avance. Ils ont donc besoin d’être informés de l’existence de cet événement afin de pouvoir venir le jour J.

À défaut d’une invitation en bonne et due forme, il ne faut pas hésiter à confier le volet marketing de la soirée à une agence événementielle de Paris par exemple. C’est d’ailleurs le premier rôle de ce professionnel. Il peut s’occuper de la publicité et de la promotion de la soirée auprès des personnes ciblées.

L’absence d’indication sur le lieu où aura lieu la soirée

Lorsque les convives sont sur les lieux, il arrive qu’ils ne retrouvent pas leur chemin. L’organisateur oublie parfois d’indiquer la salle où se tient la soirée si bien qu’ils se sentent déroutés. Pour éviter ce désagrément, la solution la plus judicieuse serait de placer des hôtesses d’accueil à l’entrée. Elles pourront souhaiter la bienvenue aux invités et leur indiqueront le chemin à suivre. À défaut, une affiche montrant la direction à prendre pourrait aussi être efficace.

Les nourritures insuffisantes pour les convives

Les convives viennent à la soirée pour s’amuser, boire et manger avec des amis. Il faut donc prévoir assez de nourritures pour satisfaire tout le monde même si l’organisateur est assez limité dans son budget. Les invités ne doivent pas rester sur leur faim sinon la soirée risque de se terminer au plus vite.

La solution consiste à prévoir une ration supplémentaire de nourritures en prévision de ce type d’imprévu. Les agences événementielles comme EMA Events possèdent déjà dans leur carnet d’adresses le contact d’un traiteur qu’ils pourraient contacter en urgence pour les dépanner.

La musique trop forte pendant la soirée

C’est vrai que les invités viennent à la soirée pour passer de bons moments conviviaux en famille ou entre amis. Mais une musique trop bruyante pourrait casser l’ambiance. On n’a même pas l’opportunité de se parler tellement le vacarme est assourdissant. Ils sont obligés de crier pour se faire entendre.

Il est difficile de satisfaire tout le monde du point de vue niveau sonore. Mais l’essentiel est que la musique n’empêche pas les convives de discuter entre eux. Le matériel de sonorisation utilisé pour la soirée doit être adapté à la grandeur de la salle et au nombre des invités.

Les toilettes non entretenues

Le problème dans une salle de fête est que les toilettes deviennent vite un véritable chantier lorsque des dizaines de personnes s’y rendent au cours de la soirée. Et leur nombre est souvent insuffisant.

Pour y remédier, il faut s’assurer qu’un personnel d’entretien y fasse le ménage régulièrement durant toute la soirée. C’est la meilleure solution pour préserver la propreté des lieux. Un responsable doit s’assurer que les poubelles ne soient pas pleines, qu’il reste du savon et que les papiers toilette soient toujours disponibles.